Livre des recettes en Micro-entrepreneur

Lors de l’installation de sa micro-entreprise, une question se pose comment dois-je tenir mes comptes !
Le livre des recettes, fait partie des obligations comptables que l’on doit effectuer.
Ce document regroupe vos achats et vos dépenses professionnels.

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Facture et client

L’envoi d’une facture au client doit se faire dès la réalisation de la vente ou exécution de la prestation.
Elle peut être envoyée sur papier ou par voie électronique, le format numérique est délivrée plus rapidement = gain de temps et réduit les coûts liés à l’impression.

Mentions légales obligatoires

  • Date d’émission de la facture : Date à laquelle elle est établie.
  • Numérotation de la facture : Numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture. Réf. chronologie et numérotation.
  • Date de la vente ou de la prestation de services : Jour effectif de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation.
  • Identité de l’acheteur : Nom, adresse domicile ou siège social si entreprise.
  • Identité du vendeur : Nom, prénom, nom commercial, SIREN ou SIRET, numéro RCS (commerçant), numéro RM (répertoire des métiers) pour l’artisan, adresse du siège social. Si l’entreprise est en cours d’immatriculation, la facture doit comporter la mention « Siret en cours d’attribution. »
  • Mention de l’assurance professionnelle : Si obligation à souscrire à une RC PRO, il doit préciser les coordonnées de son assureur ainsi que la couverture géographique du contrat.
  • Numéro individuel d’identification à la TVA : si assujetti à la TVA. Réf. TVA non applicable.
  • Désignation de produit ou prestation : Nature, référence produits, main-d’oeuvre, matériaux.
  • Décompte détaillé de chaque prestation : détail en quantité et prix – sauf si au préalable devis accepté par le client – se référer au devis n°xxx.
  • Majoration éventuelle de prix : Frais de transport ou emballage…
  • Date de limite de paiement : la date limite « paiement comptant à la réception de la facture. »
  • Taux de TVA : Si non soumis à la TVA faire figurer « TVA non applicable, art. 293 B du CGI. » Réf. TVA non applicable.
  • Réduction de prix : Rabais, ristourne, remise.
  • Somme totale à payer
  • Pénalité de retard : Taux de pénalités de retard que vous appliquez en cas de retard de paiement.
  • Montant de l’indemnité forfaitaire : Indemnité de 40€ applicable sans justification en cas de paiement tardif, frais de recouvrement de la créance.
  • Conditions d’escompte : Taux de réduction que vous appliquez en cas de paiement anticipé, dans le cas contraire mentionné « Aucun escompte pour règlement anticipé. »

Chronologie et numérotation

Il est obligatoire de respecter cette règle de chronologie, vos factures doivent avoir un numéro unique selon un style de numérotation. Cette numérotation reste propre à votre envie, mais doit impérativement être continu et unique.

Comment débuter la numérotation ?

Celle-ci ne doit pas forcément commencer par le numéro 1, si vous ne souhaitez pas montrer à vos clients que vous réalisez votre première facturation, vous pouvez très bien commencer par 100… 1000.

Pour ma part, j’ai opté pour cette numérotation, qui me permet de voir toute disparation de facture dans ma comptabilité :

  • un préfixe temporel, qui me facilite le classement et l’archivage de mes factures, ici l’année en cours.

Exemple : première facture en l’année 2019

  • N° de facture : 2019-0001

Remise à zéro en chaque début d’année, avec changement du préfixe correspondant à l’année N.

TVA non applicable

Auto-entrepreneur non assujetti à la TVA :

Une facture délivrée par un auto-entrepreneur qui n’est pas assujetti à la TVA, ne doit pas faire figurer ou que ce soit la TVA, il doit obligatoirement mentionner sur ses factures :

« TVA non applicable, art. 293 B du CGI »

Auto-entrepreneur assujetti à la TVA :

Une fois les seuils dépassés, l’auto-entrepreneur devient alors assujetti à la TVA (voir plafond 2019)

Il doit alors dans ce cas, faire apparaître la TVA et la mentionner sur ses factures avec des Prix TTC (toute taxe comprise).

Moyens de paiement

Différents moyens de paiement se propose à vous, vous êtes libre de choisir le ou les modes de règlement que vous préférez.

Cas spécifiques

Services répétitifs

Vous proposez un service répétitif ou multiple à un même client et ce mensuellement.

Cela vous laisse deux choix de facturation :

  1. une facture à chaque service
  2. une facture globale mensuel

Exemple : vous réalisez une séance photo facturée 45€ (pour un même client), chaque jour durant 15 jours et ce dans le mois.

  1. une facture de 45€ chaque jour, ce qui donnera 15 factures de 45€.
  2. une facture mensuelle de (montant x jours)(45 x 15) = 675€

Important : Lors d’une facturation mensuelle, il est nécessaire de réaliser un accord écrit qui engage le client à régler les prestations répétées.

Erreur de facturation

En cas d’erreur, il est interdit de détruire la facture, vous devez réaliser un avoir.
Si vous venez de vous apercevoir d’une erreur au sein d’une facture, gardez-vous bien de procéder à une correction manuelle ou une annulation, cela peut donner lieu à des pénalités si contrôle par l’administration fiscale.

Rédigez une nouvelle facture :

  1. Apposez la mention « annulé » sur la facture avec erreur.
  2. Établissez une nouvelle facture sur laquelle vous mentionnez le remplacement de la précédente.

Exemple : Une facture portant le n°2019-0010 d’un montant de 50€ est éditée. Après vérification, le montant est erroné. J’inscris sur cette facture la mention « annulé » et je réédite une nouvelle facture 2019-0011 avec la mention « en remplacement de la facture 2019-0010. »

Ajout d’une facture :

On remarque que le prix sur la facture 2019-0010 est inférieur à notre devis, il est alors possible de réaliser une facture supplémentaire faisant référence au devis.

Exemple : La facture fait suite à un devis d’un montant de 50€. Cependant, une erreur si glisse et on édite une facture 2019-0010 d’un montant de 30€. Il est alors possible d’ajouter une facture supplémentaire d’un montant de  20€, faisant référence au devis.

Établir un avoir :

Un avoir est un document comptable qui peut être donné à un client en guise de bon d’achat, mais qui peut également rester au sein de l’entreprise afin d’équilibrer la comptabilité.

Exemple : une facture 2019-0010 d’un montant de 50€ est éditée. Erreur, on s’aperçoit que le montant aurait dû être de 30€. On établi un avoir d’un montant de 50€, que l’on annexe à la facture 2019-0010 de 50€ (on se retrouve avec une entrée d’un montant de 50€ et une sortie d’un montant de 50€ = Équilibrer). Il ne reste plus qu’à éditer une nouvelle facture de 30€.

Facture d’acompte

L’acompte consiste à demander un versement en deux parties au client avant la livraison ou l’exécution de prestation.
La facture définitive doit faire référence à toutes les factures d’acomptes, ceux-ci viendront en déduction du montant total à payer.

Obligations

Article 289 du CGI « pour les acomptes qui lui sont versés avant que l’une des opérations visées aux a et b ne soit effectué, à l’exception des livraisons… . » Cela signifie que dès lors d’un versement d’une partie du prix avant exécution (acompte) doit obligatoirement émettre une facture d’acompte.

La facture d’acompte est soumise aux mêmes règles que la facture, elle doit être datée et numérotée (numérotation chronologique au même titre que la facture).

« Les obstacles sont ces choses que tu vois quand tu perds l’objectif de vue. » – Henri Ford

Maintenant vous en savez un peu plus sur la facturation client
L’utilisation d’un logiciel de facturation est quand même plus agréable à utiliser qu’excel
Je reviendrais dans un prochain article, sur ces logiciels.
Des corrections à apporter, n’hésitez pas…

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